请参阅本政策的PDF副本.
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第1部分. 家庭教育权利和隐私法.
罗切斯特社区和技术学院遵守《皇冠hg2020手机app下载》的规定. 根据本法, 学生有权查看这些记录, 文件, 文档, 和 other materials which contain information directly related to them 和 are maintained by the college. Students have the right to challenge information considered inaccurate or 误导. If the custodian of the record refuses a request for modification or removal of the information, 学生可以通过学生申诉政策提出上诉，或者在档案中对你的质疑提出书面解释. A list of college records 和 the responsible custodian is available from the 皇冠hg2020手机app下载 Registrar.
第2部分. 目录数据.
目录数据 is student information that is accessible to any member of the 公共 for any reason. 它包括以下内容:
- 学生的名字
- 学习计划
- 入学情况(全日制或非全日制、已毕业、退学)
- 入学日期
- 获得的学位、荣誉和奖励，以及收到日期
因为目录数据被认为是公开的, 皇冠hg2020app下载 will release such information to anyone upon request, 除申请屏蔽的学生目录资料外. 希望隐藏其目录数据的学生必须向招生和记录办公室提交书面请求表格, 在书面要求更改之前，哪些将保持有效.
第3部分. 有限目录资料
皇冠hg2020app下载 designates the following information as limited directory data, 哪些可以根据当事人的具体限制予以释放, 目的, 或两个, 但不向公众开放的:
- 学生的联系信息可能会被披露给其他明尼苏达州立机构的营销转移机会的目的.
- student contact information may be disclosed to the 皇冠hg2020app下载 Foundation.
- 学生的皇冠hg2020app下载和时间表信息可能会与皇冠hg2020手机app下载校园安全部门共享，用于调查目的.
- 毕业学生的联系信息可能会透露给签约的毕业典礼摄影师，以提供证明和订单信息.
- 毕业生的联系信息可能会披露给劳动力中心，以提供就业援助和/或其他劳动力中心服务.
- STAR IDs 和 email addresses may be shared internally for providing services 和 technical support to students, 和 for 公共ation in the online Student Directory 和 inclusion in the Office 365 Global Address List. Courses which use online methods of instruction may require that email addresses be shared among class members. 学生电子邮件地址和STAR ID号码被定义为有限目录数据，用于明尼苏达州州立学院和大学系统内部的企业技术相关目的，并由系统办公室IT批准, 包括, 但不限于, inclusion of email addresses 和 STAR ID numbers in a directory accessible to Minnesota State students 和 employees.
- Tech IDs may be shared internally for providing services 和 support to students.
- 学生参与官方认可的活动和体育运动, 除了身高, 重量, 还有高中的运动队成员, 供皇冠hg2020手机app下载出版物使用.
- 学生家乡，用于皇冠hg2020手机app下载出版物
- 学生照片, 个人或团体(静态或动态), 供皇冠hg2020手机app下载出版物使用, 学生证, 出于安全考虑.
尽管本政策有任何规定, 以下信息被定义为有限目录数据，用于与LeadMN共享，以便协会与其成员进行通信. 学生姓名、学校电子邮件地址和学生变更代码(NEW/RTN/DROP).
第4部分. 私人 (需学生书面同意或法定授权披露)
所有与学生直接相关的记录, 并由学院维护, 教育记录是否必须被视为机密, 除了上面列出的.
TYPES, LOCATIONS, AND CUSTODIANS OF EDUCATION RECORDS MAINTAINED BY THE INSTITUTION
类型 *位置(监护人)
- 招生记录*招生记录办公室(注册主任)
- Academic Records *Admissions 和 Records Office (Registrar); *Athletic Department (Athletic Director); *Student Support Services Program (Director)
- 健康记录*学生健康服务办事处(保健护士)
- Financial Records *金融援助 Office (金融援助 Director); *Business Office (Business Office Supervisor)
- Graduate Placement Records *Counseling Office (Counselors); *Communications/Marketing Office (Marketing Specialist)
- Disciplinary Records *Vice President of Student Affairs Office (VP of Student Affairs)
- 残疾记录*残疾办公室(项目主任)
第5部分. 公开教育纪录
只有在学生明确书面同意的情况下，学院才会披露学生的教育记录信息, 但下列情况除外:
未经下列人士同意，记录可予披露:
1) 学校官员 who have a legitimate educational interest in the records.
学校官员 那些被学校雇佣的个人是否在他们需要知道的范围内为学生的教育兴趣服务. 这可能包括教职员工, 管理员, 文员及专业人员, 和 other persons who need student record information for the effective functioning of their office or position, 包括 members of institutions having formal joint-program agreements with the college. 在大学委员会任职或在校园工作的学生也可能包括在合法的“需要知道”存在的地方. A person or company employed by or under contract to the college to perform a special task, 比如律师, 审计师, 收集机构, 或学位/认证服务可能被视为学校官员适当的特定任务的适当表现. Individuals identified as school officials do not have an inherent right to any 和 all education record information, but must demonstrate legitimate educational interest as opposed to a personal or 私人 interest.
合法的教育利益 must be supported by the institutional responsibilities assigned to an individual. 所要求的信息或学生资料必须与完成某些任务或决定有关，这是询问者的雇佣责任. 所寻求的信息必须在正式的大学业务范围内使用，而不是用于官员职责范围之外的目的.
2)美国教育部的某些官员, 总审计长, 以及州和地方教育当局, 与某些州或联邦政府支持的教育项目的审计或评估有关，或与这些项目有关的联邦法律要求的执行或遵守有关.
3) 11月19日之前通过的州法规特别要求向其披露的州和地方官员, 1974.
4)退伍军人厅官员, 如标题38所述, 第1790条(c), 美国法典.
5)与学生申请或接受经济援助有关的授权人员(以确定资格), 量, 或者财政援助的条件, 或执行援助的条款和条件).
6)为学院或代表学院进行某些研究的组织.
(七)认可机构履行认可职能.
8) Persons in compliance with a judicial order or a lawfully issued subpoena.
9) Officials of other institutions in which a student seeks or intends to enroll.
10)经授权的高中官员和/或辅导员, limited to students participating in the Post Secondary Enrollment Options Program.
11)健康或安全紧急事件中的相关方.
12) An alleged victim of any crime of violence (as that term is defined in 18 U.S.C. 16); limited to the results of any institutional disciplinary proceeding against the alleged perpetrator with respect to that crime.
如果您目前在明尼苏达州州立学院和大学系统内的一所学院或大学就读或接受服务(“明尼苏达州”), 你在该机构的学习成绩可以在你就读期间提供给明尼苏达州其他学校的官员. If you seek or intend to enroll at another institution within Minnesota State, 你在其他机构的学习成绩也可以在你正在寻求或打算注册的学校的官员那里获得. Disclosures of your records to other schools under other circumstances may require your prior written consent. Records will NOT be disclosed without written consent of the student to any other persons or parties, 包括受抚养学生的家长.
第6部分. 要求披露的记录
学院将保留学生教育记录中所有要求和/或披露信息的记录, 本法所规定的. 记录将注明提出请求一方的姓名, 可能被重新披露的任何其他方, 和 the legitimate interest the party had in requesting or obtaining the information. 这些记录必须提供给学生查阅, 负责的机构官员, 州和联邦审计员, 和其他人, 法律规定的.
第7部分. 《皇冠hg2020手机app下载》
Students 和 former students may inspect 和 review their education records by completing the appropriate form, 或载有必要资料的其他书面请求, 并提交给指定的记录保管人. 记录保管人或其他适当的学院工作人员将作出必要的安排，并将通知学生可以检查记录的时间和地点. 我们会在收到要求之日起45天内提供查阅资料的机会.
罗切斯特社区和技术学院保留拒绝允许学生检查以下记录的权利:
- 学生家长的财务报表，
- 与申请大学有关的记录, 或者是学院的一个组成部分, 如果申请被拒绝, 和
- those records which are excluded from the FERPA definition of education records.
皇冠hg2020app下载 reserves the right to deny copies of records, 包括成绩单, 不要求FERPA提供, 有下列情形之一的:
- 这个学生住在大学的通勤距离之内.
- the records requested are transcripts of an original or source document which exists elsewhere,
- 该学生的记录被“保留”，和/或
- 对这个学生有一项尚未解决的纪律处分.
副本的费用是3美元.每页00.
第8部分. 对教育记录内容提出异议程序
Students have the right to ask to have records reviewed 和/or corrected that they believe are inaccurate, 误导, 或者侵犯了他们的隐私权. 对教育记录内容提出质疑和修改的请求必须以书面形式提交给注册主任, 或其他经确认的记录保管人, 和 must clearly identify the part of the record in contention 和 the reasons the student believes it is inaccurate, 误导, 或者侵犯隐私权. The college will review the request within a reasonable period of time 和 notify the student of the decision. If the decision is an approval of the request, the record(s) will be amended as indicated. 在决定拒绝请求的情况下, 学生将被告知他们有权参加听证会. 应书面要求, 学院将安排听证会并通知学生, 提前合理, 日期的, 的地方, 还有听证会的时间. The hearing will be conducted by a hearing officer who is a disinterested party. The student will be afforded a full 和 fair opportunity to present evidence relevant to the issue raised, 并可由本人选择的一名或多名人士协助或代表, 包括律师, 费用由学生自己承担. 书面决定, which includes a summary of the evidence presented 和 the reasons for the decision, 会由学院准备吗. Decisions in favor of the student will result in amendment in accordance with the student’s request.
机构是否应该决定不修改记录, 学生将被告知，他/她有机会在记录中发表一份声明，评论被质疑的信息和/或陈述不同意决定的理由. 只要有争议的部分由学院保存，这样的陈述将作为记录的一部分保存，并将在任何有争议的部分被披露时包括在内.
第9部分. 已故学生纪录
最初，在学生死亡后，教育记录将保留 私人 文件，只有在遗产的遗嘱执行人/遗嘱执行人(个人代表)书面同意的情况下，方可公布. 未指定个人代表的, 或出院后, 未亡配偶可行使查阅教育记录的权利, 死者的任何子女, 或者没有幸存的配偶或子女, 死者的父母. 需要提供有关请求者状态的文件.
被遗赠人的教育记录将成为 公共 在数据主体死亡十年之后 和 自数据产生以来，已经过去了30年.
实现日期 : 2004年春季,2015年秋季
采用日期 : 6/9/97
Revisions Adopted: 1/27/04; 5/13/15; 11/30/16; 3/27/18; 2/26/19
REVISIONS MODIFIED SPRING 2011, SPRING 2014, 和 FALL 2016 TO ALIGN WITH SYSTEM POLICY.